MediaCast : un portail client IA pour onboarder 8 clients sans effort supplémentaire

Un studio de production podcast vend du temps et de l'expertise créative. Chaque heure passée à courir après un brief client, à relancer pour un fichier manquant ou à chercher l'état d'avancement d'un projet dans une boîte email est une heure qui ne produit pas de contenu. Pour MediaCast, ce temps administratif représentait près d'un jour entier par semaine. Il fallait que ça change.

Le contexte

MediaCast est un studio podcast basé à Lyon, fondé en 2023. L'équipe de 3 personnes (un producteur-fondateur, un ingénieur son et une chargée de projet) accompagne des entreprises et des créateurs dans la production de podcasts : de la stratégie éditoriale à la distribution, en passant par l'enregistrement, le montage et la post-production.

Le studio gère en moyenne 8 à 12 projets simultanés, avec des cycles de production de 4 à 12 semaines par projet. Chaque projet implique de nombreux échanges : brief initial, validation du concept, planning d'enregistrement, scripts, retours sur le montage, validation finale, distribution.

Avant notre intervention, la gestion de projet fonctionnait ainsi :

• Onboarding : un questionnaire Google Forms envoyé par email, suivi d'un appel de cadrage de 45 minutes, puis de la création manuelle de dossiers Google Drive, d'un tableur de suivi et d'un document de brief
• Suivi projet : emails, messages WhatsApp, commentaires Google Docs — dispersés sur 3 à 4 canaux différents
• Livrables : envoyés par WeTransfer ou Google Drive, avec des versions qui se croisent

L'onboarding d'un nouveau client prenait entre 4 et 5 heures de travail pour la chargée de projet. Et avec 2 à 3 nouveaux clients par mois, cela représentait 10 à 15 heures mensuelles de travail répétitif et à faible valeur ajoutée.

Le diagnostic

L'audit a mis en lumière 3 dysfonctionnements :

1. Un onboarding artisanal et chronophage. Chaque étape était manuelle : envoyer le formulaire, attendre les réponses, créer les dossiers, rédiger le brief, planifier le premier appel. Il n'y avait aucun template réutilisable. La chargée de projet recommençait presque tout de zéro à chaque nouveau client.

2. Un suivi projet fragmenté. Les informations sur l'avancement d'un projet vivaient dans des emails, des messages WhatsApp et des commentaires Google Docs. Quand un client demandait "où en est mon épisode 3 ?", il fallait 15 à 20 minutes pour reconstituer l'état réel du projet en fouillant dans les différents canaux.

3. Aucune visibilité d'ensemble. Le fondateur n'avait aucun tableau de bord pour voir l'état de tous les projets en cours. Il découvrait les retards quand le client se manifestait, pas avant.

La solution mise en place

Nous avons déployé un système à 3 composantes :

Composante 1 : Base de projet centralisée dans Notion

Notion a été structuré comme le hub central de tous les projets :

• Base de données Projets : chaque projet est une entrée avec son statut (onboarding, production, post-production, livré), ses dates clés, son équipe assignée et ses livrables
• Template de projet : un modèle complet pré-rempli pour chaque nouveau projet, incluant le brief, le calendrier éditorial, la checklist de production et l'espace de retours client
• Vues filtrées : le fondateur voit tous les projets en un coup d'oeil (vue Kanban par statut), la chargée de projet voit ses tâches du jour (vue calendrier), et chaque client voit uniquement son projet (vue filtrée)

Composante 2 : Portail client avec Lovable

Lovable a été utilisé pour construire une interface client simple et élégante :

• Espace client personnalisé : chaque client accède via un lien unique à une page qui affiche l'avancement de son projet, les prochaines étapes, les documents à fournir et les livrables disponibles
• Formulaire d'onboarding intégré : au lieu d'un Google Forms générique, le client remplit un formulaire guidé directement dans le portail, avec des champs conditionnels selon le type de projet (podcast interview, podcast narratif, podcast de marque)
• Espace de commentaires : les retours sur les montages se font directement dans le portail, horodatés et rattachés à l'épisode concerné — fini les allers-retours par email

Composante 3 : Automatisation avec Make

Make orchestre l'ensemble du flux :

• Onboarding automatique : quand un client signe son devis (via un webhook), Make crée automatiquement le projet dans Notion (à partir du template), génère l'espace client dans Lovable, et envoie un email de bienvenue avec le lien d'accès et le formulaire d'onboarding
• Notifications automatiques : quand le statut d'un projet change dans Notion, le client reçoit une notification (email) et son portail est mis à jour en temps réel
• Relances intelligentes : si un client n'a pas rempli son formulaire d'onboarding sous 48 heures, une relance automatique est envoyée. Si un retour sur un montage est en attente depuis plus de 3 jours, une notification est envoyée
• Reporting hebdomadaire : chaque lundi, Make génère un résumé de l'état de tous les projets et l'envoie au fondateur

Les outils utilisés

Les résultats

Les chiffres après le premier mois complet d'utilisation :

L'onboarding est passé de 4-5 heures à 45 minutes par client. La chargée de projet ne crée plus rien manuellement : le projet Notion, l'espace client et l'email de bienvenue sont générés automatiquement. Son rôle se concentre désormais sur l'appel de cadrage et la relation humaine avec le client.

8 nouveaux clients onboardés en un mois, contre 2 à 3 habituellement. Ce n'est pas que la demande ait augmenté : c'est que le studio avait la capacité de les accueillir grâce au temps libéré par l'automatisation.

Ce que ça change au quotidien

Le changement le plus visible pour l'équipe de MediaCast est la disparition du bruit administratif. Avant, la chargée de projet commençait chaque journée par 30 à 45 minutes de mise à jour : vérifier les emails, les messages WhatsApp, mettre à jour le tableur de suivi. Aujourd'hui, elle ouvre Notion et voit l'état de tous les projets en un coup d'oeil.

Pour les clients, le portail a transformé la relation. Ils ne posent plus la question "où en est mon projet ?" parce que la réponse est accessible en permanence sur leur espace. Les retours sur les montages sont structurés et horodatés, ce qui élimine les malentendus et les allers-retours.

Le fondateur a résumé le changement en une phrase : "Avant, on gérait des projets. Maintenant, on produit des podcasts." La nuance est essentielle : le temps libéré a été réinvesti dans la qualité de production et le développement de nouvelles offres (formation podcast pour les entreprises), pas dans plus de gestion.

Trois mois après le déploiement, MediaCast a augmenté sa capacité de production de 40 % sans recruter. Le studio traite 14 projets simultanés contre 10 auparavant, avec la même équipe de 3 personnes.

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